Sortering i listen af aktivitetstyper

Når der arbejdes med kalendermodulet i 360, skal der vælges aktivitetstype for at få automatisk varighed, baggrundsfarve samt validering på udfyldelse af kunde og eventuelt sag sat på aktiviteten.

Listen med aktivitetstyper har indtil nu været sorteret alfabetisk uden mulighed for at ændre rækkefølgen.

Fra og med version 9.1.234 er det muligt at sortere i rækkefølgen af aktivitetstyper.

Det kan med fordel bruges til at få aktivitetstyper, der bruges oftest øverst i listen, eller til at sortere aktivitetstyperne i kronologisk rækkefølge, så det passer til forretningsgangen i salgs- og/eller leveranceafdelingen.

aktivsort

Tidsregistrerings dashboard i 360 Business Tool

Som et af de få CRM systemer på markedet, kan der tidsregistreres direkte fra kalenderen i 360 Business Tool.

I denne omgang har vi udarbejdet et meget overskueligt dashboard, der viser tidsregistreringer opdelt i fakturérbare og ikke-fakturébare timer.

Der findes et personligt dashboard, så montøren, konsulenten eller projektmedarbejderen kan se sin egen indsats.

Naturligvis findes også et fælles dashboard for hver forretningsenhed eller den samlede forretning, således projektleder, afdelingsleder eller topledelsen kan få overblikket med faktureringspotentialet.

tidsreggraf

 

Skift af produkt på sagslinjer kan opdatere priser og beskrivelse

Når du indsætter en sagslinje i 360 Business Tool, hentes produktets eller ydelsens beskrivelse, pris m.v. fra produktkartoteket. Nøglen til opslaget er produktets/ydelsens nummer.

Flertallet af vores kunder vælger et produkt, og tilpasser derefter beskrivelsen på den konkrete sag, antal og giver eventuelt lidt rabat på listeprisen, for til sidst at komme i tanke om, at produktet skulle være et andet.

Ærgeligt, at gængse CRM og ERP systemer overskriver sælgerens anstrengelser med standard beskrivelse og listepriser, når der skiftes produkt!

I 360 spørger vi sælgeren, om hun/han ønsker at opdatere fra produktkartoteket eller beholde sine tilpasninger på sagslinjen, når produktet skiftes.

sagskiftprod

 

Afslutsmarkering på fremtidige aktiviteter

Anvender du kalender modulet i 360 Business Tool til opfølgning på dine møder og tilbud? Eller tidsregistrerer du i forbindelse med en kundeleverance?

Så har naturligvis også oplevet vores geniale funktion, der kopierer en aktivitet med noter til senere opfølgning, ved et enkelt klik på knappen “Afslutsmarkér den valgte”?

Så er du ved en fejl måske også kommet til at afslutte den nyligt planlagte aktivitet?

Kan du svare to gange “Ja” eller mere til ovenstående, så har vi godt nyt til dig.

Vi har lavet validering på, at du ikke bør afslutte en aktivitet, der ligger ud i fremtiden.
Vi har ikke spærret for det, for nogle er ekstremt effektive i deres arbejde.

afslutfremtidaktiv

 

 

Skift af regnskabskonto på en sag

Tilbud, ordre og fakturaer tager udgangspunkt i modulet SAGER i 360 Business Tool.

En sag består af en række produkter og ydelser, der hentes fra produktkartoteket, hvor produktnummer, beskrivelse, priser samt bogføringskonto (for omsætning) er angivet.

I forbindelse med tilbudsgivning til, og fakturering af, kunder udenfor EU kan det være nyttigt at angive en alternativ konto og momskode.

Ligeledes hvis din virksomheder forhandler mobiltelefoner, bærbare computere m.v., hvor der er pålagt omvendt betalingspligt af moms, kan denne løsning anvendes.

Læs mere om omvendt betalingspligt her:
http://www.skat.dk/skat.aspx?oId=2161804&vId=0

sagskontonr

 

 

 

 

Multikoder på kontakter og firmaer

Flere og flere kunder bruger multikoder til at angive vigtig information på sine kunder og kontaktpersoner.

Multikoder kan f.eks. anvendes til at

  • beskrive potentialet hos en kunde
  • angive de produkter, en kunde har interesse i
  • notere de interesser og præferencer kontaktpersonen har

I denne omgang har vi ændret skærmbilledet på marketing fanebladet for både firmaer og kontaktpersoner. Således er der nu bedre overblik med de valgte multikoder og det er blevet lettere at tilføje yderligere multikoder.

multikoder

multikodeknt

Sagslinjer med interne noter

Varer og ydelser indgår ofte i en sag, og varenummer, beskrivelse og listepris hentes fra produktkartoteket.

Somme tider kan der være behov for at angive en intern kommentar på den enkelte linje på sagen. Det kan f.eks. anvendes til simpel opfølgning på varekøb/bestilling, kundens modtagelse eller godkendelse.

Det er nu muligt at angive lignende notater i en separat fane på sagslinjen.

internenoter

 

Bruger du følgesedler i din virksomhed?

Vi har en række kunder på 360 Business Tool, der sender materialer, varer og fysiske dokumenter til sine kunder som reklame materiale eller som emner til korrektur og godkendelse.

Derfor har vi i denne måned frigivet funktionalitet, der danner følgesedler på samme lette måde som tilbud, ordresedler og fakturaer. Dvs. der med få klik dannes en PDF, der udskrives og vedlægges forsendelsen.

covernote

 

Opsætning af Exchange Outlook Kalender Synkronisering

Med 360 Business Tool kan du synkronisere din kalender og dine opgaver med din kalender i Exchange / Outlook 365.

For at 360 kan synkronisere med jeres Exchange Server (eller Office 365) skal dette konfigureres.

Trin 1 (Slå Exchange Sync til):

Under systemopsætninger skal funktionen slås til under fanebladet “Kalender” i 360.

Enable Exchange Sync

Herefter er der 2 muligheder;

Mulighed 1 (Med Service Account):

Der oprettes en service-mailbox på jeres Exchange server (benyttes der Office 365 behøver denne konto kun en Exchange Online licens) som skal have fuld adgang til alle brugernes kalendere og opgaver. Kontoen skal opsættes så UPN er det samme som dens e-mail adresse.

Fordelen er, at brugerne kan skifte adgangskode på deres mailsystem uden at det stopper 360 synkroniseringen. Service-kontoens oplysninger indtastes under systemopsætninger:

untitled2

Herefter slås interfacet til på de brugere som ønsker synkronisering:

Enable Exchange Sync on User

Der skal ikke indtastes noget i kodeord, og brugernavn behøves kun udfyldt hvis UPN ikke er det samme som brugerens e-mail adresse.

Mulighed 2 (Uden Service Account):

Under systemopsætning udelades brugernavn og kodeord, i stedet indtastes dette for den enkelte bruger.

Hver enkelt bruger indtaster sine oplysninger på bruger stamdata. En bruger kan åbne sine stamdata ved at dobbelt-klikke på initialerne i nederste højre hjørne af 360.

Enable Exchange Sync for User

Normalt skal der ikke tastes noget i brugernavn feltet (e-mail og kodeord er nok), men nogle Exchange Server opsætninger kræver, at der også indtastes brugernavn. Brugernavnet skal i så fald indtastes i formatet domain\username.

Trin 2 (Vent på første synkronisering):

Efter at interfacet er slået til, vil systemet begynde at synkronisere. Denne synkronisering sker “ude i skyen” og påvirker ikke den enkelte klient. Alle brugere kan således fortsætte med at benytte 360, mens synkroniseringen sker. Første synkronisering tager normalt 15-30 minutter, herefter vil systemet automatisk synkronisere ændringer ca. hvert 10 minut.

Exchange Sync Status

Trin 3 (nyd livet)

Alle ændringer, du foretager i kalenderen i 360, overføres nu automatisk til din Exchange kalender, og kan dermed ses på din smartphone og i din Outlook. På samme måde kommer aftaler, du opretter i kalenderen, på din smartphone tilbage til 360. Alt dette sker helt automatisk og kræver ikke nogen aktive handlinger fra den enkelte bruger.

Fejlfinding

Hvis der opstår fejl under synkroniseringen vil disse vises i “Sidst Synkroniseret” boksen. Den typiske fejl er forkert brugernavn og/eller kodeord. Vi oplever også at nogle Exchange Servere ikke er konfigureret korrekt. I så fald skal I kontakte jeres IT leverandør og bede dem sikre, at Autodiscover og Exchange Web Services er korrekt opsat. Vi har skrevet en kort vejledning til Test af Autodiscover og Exchange Web Services

Se evt også denne artikel som ligeledes omhandler opsætning a kalendersynkronisering.