Multi-faktor autentificering

Med 360 Business Tool har du mulighed for at sikre at adgangen til jeres data vha multi-faktor autentificering. Dette betyder at brugere udover deres normale brugernavn og kodeord også skal indtaste en sikkerhedsnøgle.

Ved hjælp af multi-faktor (kaldes også nogle gange to-faktor, 2FA, TOTP) kræver 360 både “noget du ved” og “noget du har” for at brugere kan logge ind.

Dit brugernavn og kodeord er “noget du ved” og din multi-faktor enhed er “noget du har”. På den måske skal du miste både din enhed og dit kodeord for at andre kan logge ind på din konto. Du kan sammenligne det med at du har en kreditkort og kender pinkoden.

En multi-faktor enhed kan være en fysisk enhed (hardware) eller en app som du installerer på din telefon som f.eks:

Microsoft Authenticator
Google Authenticator
Authy

Hardware enheder kan købes hos bla Gemalto og Feitian.

Vi har valgt at basere vores multi-faktor sikkerhed på standarden OATH-TOTP (RFC 6238). Dette er en IETF standard og anbefales af bla Amazon, Google, Microsoft og Facebook.

OATH-TOTP multi-faktor autentificering er tilgængeligt for kunder med plus pakken eller højere.

 

Migrering fra Exchange til Office 365

Flere og flere virksomheder skifter deres (måske gamle) on-premise Exchange installation ud med en Office 365 løsning. Vi kan klart anbefale Office 365 og har også selv migreret vores egne brugere fra en on-premises løsning for nogle år siden.

I praksis er en migrering noget der skal gennemtænkes, planlægges (og gerne testes) inden den gennemføres. Hvis du ikke allerede har en eksisterende IT leverandør der har erfaring med dette, kan kan du med fordel kontakte en af vores partnere inden for IT ydelser.

Hvis jeres 360 Business Tool er konfigureret til at synkronisere med Exchange er der en række ting man skal være opmærksomme på i forbindelse med migreringen til Office 365. Ligeledes kan der være udfordringer hvis I har andre programmer eller løsninger der integrerer til jeres nuværende Exchange løsning.

Hvis man benytter de simple måder at flyttes en mailbox fra Exchange til Office 365 er det teknisk set en eksport med efterfølgende import af data. Dette betyder desværre at data ikke flyttes 1:1. Kun ved hjælp af en midlertidig hybrid installation kan data flyttes uden at blive ændret undervejs. Læs mere om mulighederne for at flytte mailbokse fra Exchange til Office til 365 hos Microsoft.

At migrere via en midlertidig hybrid installation er desværre en større opgave, og er dermed ofte en for dyr løsning hvis man har relativt få brugere og/eller datamægder.

Flyttes mailbokse på de simle måder får alle kalendaraftaler og opgaver automatisk tildelt nye exchange-id’s under importen. Dette betyder at de eksisterende “links” mellem aktiviteter i 360 og aftaler/opgaver i 360 “afbrydes”. Sidst eksporteret flag med videre i Exchange overføres slet ikke, hvilket betyder at vores “synkroniser ændringer siden sidst” ligeledes ikke fungerer.

Vi har gennem tiden bistået en række kunder med at re-etablere “linket” mellem aktiviteter i 360 Business Tool med de tilsvarende aftaler/opgaver i Office 365. Dele af dette kan ske vha automatiserede scripts, men en række ting kan kun løses vha en manuelt gennemgang. En række af disse opgaver skal gøres inden flytningen og det er derfor vigtigt at tage en snak med os om hvordan I bedst griber opgaven an.

Hvis man allerede har flyttet sine mailbokse kan vi sagtens hjælpe, men det betyder at de manuelle opgaver vil være større.

Som altid: Giv os et kald – Ring hellere en gang for meget end en gang for lidt.

 

 

Sætte rettigheder på kalender og opgave mapper i Office 365 og Exchange

For at der kan synkronisere kalenderaftaler og opgaver mellem 360 Business Tool og Office 365 / Exhange kræver det at der gives rettigheder til dette.

Vi anbefaler at der oprettes en service mailboks som har rettigheder til alle brugernes kalender og opgave mapper (Calendar and Tasks folders). (I vores eksempler har denne konto e-mail adressen [email protected])

Vores service account skal bruge rettigheden Editor på mapperne Calendar og Tasks. Bemærk disse to mappers navne er afhængig af brugeres sprogopsætning i Office 365, så hvis det er en dansk bruger hedder de normalt Kalender og Opgaver.

Der er flere måder hvorpå rettigheder kan tildeles.

1) Manuelt af den enkelte bruger i Outlook
Fra mappelisten i Outlook vælges mappen Kalender, Højreklik, Egenskaber, Tilladelser, Tilføj: [email protected], Tilladelsesniveau: Redaktør.

Det samme gøres på mappen Opgaver

2) PowerShell for en enkelt bruger
Start PowerShell og forbind PowerShell til Exchange Online.

Udfør følgende kommandoer:
Add-MailboxFolderPermission -Identity "[email protected]:\Kalender" -User [email protected] -AccessRights Editor
Add-MailboxFolderPermission -Identity "[email protected]:\Opgaver" -User [email protected] -AccessRights Editor

I eksemplet er de danske mappenavne benyttet. Disse skal udskriftes hvis brugeren ikke kører med dansk sprog.

3) PowerShell for alle brugere (eller en delmængde af dem)
Hvis der er mange brugere kan nedenstående script med fordel benyttes.
Scriptet fungerer med engelske og danske mappenavne og kan downloaded her (omdøb filen til .ps1 efterfølgende)

#Change this to the email adress of your 360 Syncronize Service Account Mailbox
$TSZ = "[email protected]@example.com"
#Change this to include the desired. Examples:
#$users = Get-User -OrganizationalUnit "Sales"
#$users = get-user [email protected]
$users = get-user
$360ExchangeFolders = "^/Kalender$|^/Opgaver$|^/Calendar$|^/Tasks$"
foreach ($user in $users) {
Write-Host "user: $user"
$mailbox = $null
$mailbox = Get-mailbox -Identity $user.Identity -ErrorAction SilentlyContinue
if ([bool]$mailbox)
{
Write-Host $mailbox.PrimarySmtpAddress
$alias = $mailbox.alias;
[string[]] $FolderPaths = Get-MailboxfolderStatistics $alias | % {$_.folderpath}
if ([bool]$FolderPaths)
{
$UsableFolderPaths = $FolderPaths | where { $_ -match $360ExchangeFolders }
$UsableExchangeFolderPaths = $UsableFolderPaths | % {$alias + ":" + $_.replace('/','\')}
if ([bool]$UsableExchangeFolderPaths)
{
foreach ($folder in $UsableExchangeFolderPaths) {
$folder
if ([bool](get-mailboxfolderPermission $folder -User $TSZ -ErrorAction SilentlyContinue))
{
Write-Host "Changing permission to: Editor" -ForegroundColor Green
Set-MailboxFolderPermission -Identity $folder -User $TSZ -AccessRights Editor -WarningAction SilentlyContinue
}
else {
Write-Host"Adding permission: Editor" -ForegroundColor Green
Add-MailboxFolderPermission -Identity $folder -User $TSZ -AccessRights Editor
}
}
}
else
{
Write-Host "!No folders found!" -ForegroundColor Red
}
}
}
else
{
Write-Host "!No mailbox found!" -ForegroundColor Red
}
}

Ny version af 360 Tidsreg

Vi har idag releaset en ny version af app’en 360 Tidsreg så den nu også kan bruges til billed-dokumentation og vareforbrug.

Nyheder

  • Reload settings
  • Ikoner på knapper
  • Upload billede funktion
  • Sletning af uploadede billeder
  • Registrering af vareforbrug
  • Viser nu kun de funktioner/områder som er slået til i 360 Systemet
  • Viser ikke brugeroplysninger hvis det er “brugeren selv”
  • Viser nu både ansvarlig & sælger på sagen

Fejlrettelser:

  • Heldagsaktiviteter blev vist på “én dag for meget”
  • Slet tidsregistrering fejlede periodisk
  • Bundknapper fungerede ikke på nogle android versioner
  • “Pilen i bunden” – Skiftede ikke altid som forventet

Du kan finde app’en i “Play Butik” på Android telefoner og i App Store på iPhone.

App’en koster ikke noget, den er automatisk en del af dit 360 Business Tool abbonnement.

Se 360 Tidsreg på:

PS: Den nye version kan allerede nu downloades fra Google. Hos Apple tager det normalt 2-3 dage før den kan downloades.

Statens takster for diæter i 2018

Satserne for diæter (skattefri rejsegodtgørelse) er i 2018 således:

  • 423,39 Diæt m/Morgenmad
  • 273,90 Diæt m/Morgen+Frokost
  • 124,50 Diæt m/Morgen+Frokost+Aften
  • 273,90 Diæt m/Morgen+Aften
  • 348,60 Diæt m/Frokost
  • 199,20 Diæt m/Frokost+Aften
  • 348,60 Diæt m/Aften
  • 498,00 Diæt u/mad (kostsatsen)
  • 214,00 Logisatsen
  • 20,75 Diæt timetillæg

Alle skattefri godtgørelser kræver, at der er tale om en rejse på mindst 24 timer, og at medarbejderen overnatter i forbindelse med rejsen.

For en god ordens skyld bør du sikre dig at du har de rigtige satser i 360 Business Tool. Dette gøres under indstillinger, refusionsopgørelser, udgiftstyper

Der er ligeledes nye takster for kørselsgodtgørelse 2018.

Diæt Satser 2018

 

 

 

 

 

 

Se også

 

Statens km takster for kørsel 2018

Der er pr. 1. januar 2018 nye takster for skattefri kørselsgodtgørelse (befordringsgodtgørelse).

Satserne for 2018 er således:

  • Kørsel i egen bil til og med 20.000 km årligt
    3,54 kr.
  • Kørsel i egen bil ud over 20.000 km årligt
    1,94 kr.
  • Kørsel på cykel, knallert, 45-knallert og scooter
    0,53 kr.

Vi anbefaler at du opdaterer satserne i 360 Business Tool. Dette gøres under indstillinger, refusionsopgørelser, udgiftstyper.

Km Satser 2013

 

 

 

 

 

 

Ligeledes er disætsatserne også ændrede

Se også

Uni-tel interface – integration mellem CRM og telefoni

  • Vil du gerne kunne ringe dine kunder på direkte fra dit CRM system?
  • Vil du gerne slå kunden op i CRM systemet når telefonen ringer?
  • Bruger du Uni-tel som telefoni-leverandør?

Dette kan lade sig gøre med 360 Business Tool og opsætningen tager kun et minut.

Step 1 – Opsæt udgående opkale
Slå telefonifunktionerne til i 360 Business Tool

 

 

Sådan, nu kan du trykke på telefonikonet i 360 når du skal ringe til en kunde.

Hvis du også vil have 360 Business Tool til at håndtere indgående opkald, kan du benytte applikationen Uni-Connect (leveres af Uni-Tel):

Step 2 – Opsæt indgående opkald
Opsæt 360 Business Tool som “PopUp ved indgående kald” i Uni-Connect

Det var det hele. 360 Business Tool er nu klar til automatisk at slå kunden op på skærmen når din telefon ringer.

God fornøjelse 🙂

Opsætning af Exchange / Office 365 kalender synkronisering

Der er flere måder at få 360 Business Tool til at synkronisere kalenderen med Exchange / Office 365. Den hurtigste måde at komme i gang, er ved at hver enkelt bruger indtaster Exchange brugernavn & kodeord i eget stamdata.

Men det kan give problemer i særlige tilfælde, hvis man skifter ansvarlig bruger på en kalender aktivitet i 360, og brugerne ikke har rettighed til at ændre hinandens kalendere i Exchange.

For eksempel – hvis bruger A ikke har rettigheder til bruger B’s kalender, så kan det give problemer at skifte ansvarlig i 360 fra bruger B til bruger A, fordi skift af ansvarlig i Exchange reelt betyder oprettelse af en aktivitet i bruger A’s kalender og sletning af en aktivitet i bruger B’s kalender. Oprettelsen i bruger A’s kalender går godt, men sletningen i bruger B’s kalender fejler.

Der er flere måder at løse det på, men det nemmeste og mest driftsikre er, at oprette en Exchange konto specifikt til 360 (benyttes der Office 365 behøver denne konto kun en Exchange Online licens). Det bliver også nemmere for 360 brugerne, da de så ikke selv behøver at indtaste individuelle kodeord på deres bruger-profiler.

Der skal oprettes en Exchange mailboks som har rettigheder til alle 360 brugeres Calendar + Task folders. Kontoen skal opsættes så UPN er det samme som dens e-mail adresse.

Det simpleste er at give kontoen full-mailbox-access til brugernes mailbokse, men 360 behøver kun ovenstående rettigheder. Husk at kontoen også skal have samme rettigheder til nye brugere, der oprettes i fremtiden.

360’s synkroniserings-servere skal kunne connecte til denne konto vha. Autodiscover, så dette skal være konfigureret korrekt. Følg evt. vores vejlening omkring test af Autodiscover.

Når kontoen er oprettet, indtastes dennes e-mail og adgangskode i 360 Business Tool. Dette gøres under ”Program” -> ”Indstillinger” -> ”Kalender”.

Herefter kan kodeordet slettet fra de enkelte brugeres opsætning.

Se evt også denne artikel som ligeledes omhandler opsætning a kalendersynkronisering.

ipnordic interface – integration mellem CRM og telefoni

  • Vil du gerne kunne ringe dine kunder på direkte fra dit CRM system?
  • Vil du gerne slå kunden op i CRM systemet når telefonen ringer?
  • Bruger du ipnordic som telefoni-leverandør?

Dette kan lade sig gøre med 360 Business Tool + ipnordic Communicator og opsætningen tager kun et minut.

Step 1
Slå telefonifunktionerne til i 360 Business Tool

Step 2
Slå “klikbare telefonnumre” til i ipnordic Communitator

Sådan, nu kan du trykke på telefonikonet i 360 når du skal ringe til en kunde.

Hvis du vil have 360 Business Tool til også at håndtere indgående opkald, kan du slå det til:

Step 3
Opsæt 360 Business Tool som “Program ved indgående kald” i ipnordic Communitator

Det var det hele. 360 Business Tool er nu klar til automatisk at slå kunden op på skærmen når din telefon ringer.

God fornøjelse 🙂

Bedre kalender overblik med flerbruger kalenderen

Kalenderen er for mange brugere af 360 Business Tool et vigtigt udagangspunkt for dagligdagens planlægning. Nu håndterer kalenderen flere brugere samtidig i én kalender.

Dermed bliver det lettere og hurtigere at finde ledig tid til et møde, aftale servicebesøg, konsulentopgaver m.v., hvor både en eller flere kolleger og eventuelt kunden skal deltage.

Det er let at tilvælge flere eller færre personer i kalenderen, ligesom det er enkelt at oprette aktiviteter i den rette brugers kalender.