Test af rettigheder til kalender og opgaver i Office 365

Når der bruges en service account til at symkonisere brugeres kalendre mellem 360 Business Tool og Office 365 skal denne konto have de nødvendige rettigheder.

På denne side beskrives hvordan man kan teste at service kontoen kan logge på og tilgå de enkelte brugeres kalendre og opgaver.

Se også:

Step 1

Start Microsofts online værktøj, der kan kontrollere at der er korrekt adgang til brugeres kalender og opgaver i Microsoft Exchange / Exchange Online / Office 365:

Microsoft Remove Connectivity Analyzer

Step 2

Vælg testen: “Microsoft Exchange Web Services Connectivity Tests, Notification, Service Account Access ”

Step 3

Indtast brugerens e-mail adresse i første felt, og indtast e-mail og kodeord til service kontoen i de efterfølgende felter:

Vælg “Calendar” i mappen der skal testes.

Bemærk, at der skal sættes kryds i “Use Autodiscover to detect server settings”, og at der ikke må sættes kryds i “

Step 4

Gentag samme test igen hvor der istedet vælges mappen “Tasks

Hvis ovenstående fejler kan du følge vores vejledning til hvordan man kan sætte rettigheder på brugeres kalender og opgave mapper i Office 365 og Microsoft Exchange Server

 

Nettoprisindekset 2018 – indeksregulering

Her finder du de gældende satser for forbruger- og nettoprisindekset. Disse satser bruges ofte i forbindelse med indeksregulering af kontrakter og aftaler

Forbruger- og nettoprisindekset 2018

  • 103,6 – Juli 2018
  • 102,7 – Juni 2018
  • 102,7 – Maj 2018
  • 102,6 – April 2018
  • 102,6 – Marts 2018
  • 102,1 – Februar 2018
  • 101,3 – Januar 2018

Se også nettoprisindekset 2017 samt statens disætsatser og statens satser for kørsel

Regler for e-mail markedsføring

Det er helt naturligt at bruge 360 Business Tool til at udsende nyhedsbreve, produktnyheder, servicemeddelelser, julehilsner med videre. Ved at bruge 360 Business Tool til dette, kan I bl.a. sikre at jeres e-mail markedsføring giver mere salg.

Overhold reglerne

Man skal dog selvfølgelig være opmærksom på at overholde markedføringslovens regler omkring brug af e-mail og persondataforordningens regler omkring tilsagn.

Reglerne har været sådan siden 2000, og er løbende blevet præsiseret og kontrollen af overtrædelser er steget kraftigt.

Den helt korte udgave

Send aldrig e-mails til personer du ikke har fået accept fra.

Store bøder

Det nuværende bødeniveau for overtrædelse er 150 kr. pr modtager dog minimum 10.000 kr.. Bemærk: Det udregnes efter antallet af modtagere, ikke efter antallet der klager. I 2017 blev der bl.a givet en bøde på 50.000 kr. for at udsende 369 e-mails

Med 360 Business Tool er det let at overholde reglerne

Der findes en række funktioner som hjælper med at holde styr på tilsagn, til og frameldinger og interesser. Ved at benytte disse funktioner sikrer I jer mod sure kunder, dårlig omtale og risiko for bøder.

Hvad med GDPR?

Ingen problemer, hvis I opbevarer jeres data i 360 Business Tool, vi har selvfølgelig en standard databehandleraftale der overholder alle GDPR krav og stor fokus på sikkerheden i løsningen.

PS: Modtager du selv (danske) e-mails der overtræder reglerne? Så videresend dem [email protected] – så kommer de automatisk ind  til forbrugerombudsmanden som en klage over spam.

Klogere opfølgning på jeres e-mail marketing

I de fleste virksomheder er udsendelse af e-mail markedsføring en opgave som varetages af marketing afdelingen. I markering tænker man ikke i “individer” men i “segmenter og grupper”. Der laves A/B test, måles på open-rates, click-rates, bounce-rates, tilvækst med videre. I markering kender man ikke modtagerne personligt og foretager sig derfor ikke nogle handlinger ud fra de enkelte modtageres opførsel.

Det kan gøres klogere. Sælgerer skal også vide hvad der sker.

Ved at give den enkelte kundeansvarlige besked om at en modtager email ikke længere er gyldig giver man sælgerne mulighed for at reagere klogt.

De kunne f.eks give modtageren et kald og spørge “Hej x, jeg så at din mail hos firma y ikke længere fungerer. Har du skiftet job? Hvor er du ny? Vil dit nye firma ikke også købe fra os?”

Eller ringe til firmaet og spørge: “Hej x. Jeg så at medarbejder z ikke er hos jer længere. Har I ansat en anden til at overtage vedkommendes opgaver? Skal vi ikke sælge til den nye medarbejder?”

Får man som sælger besked om at en nøgleperson hos en kunde har frabedt sig fremtidige e-mails skal man måske give vedkommende et kald og sikre sig at man ikke er på vej til at miste en kunde.

360 Business Tool spiller sammen med e-mail marketing løsningerne

Vi anbefaler at marketing benytter en e-mail marketing løsning som er designet til dette som f.eks. MailChimpeMailPlatform, APSIS, Campaign Monitor eller lignende som kan integrere til 360 Business Tool.

I 360 Business Tool opbevarer man sine kundedata og kan bruge disse til at udvælge de relevante modtagere (f.eks. alle som har købt produkt x men ikke produkt y). Disse overføres så til e-mail marketing programmet hvorfra e-mail designes, udsendes og behandles af markerting afdelingen. Modtagernes opførsel (opens, link-cliks, opt-outs osv) føres efterfølgende tilbage til 360 Business Tool, hvor der kan laves efterfølgende opfølgning.

I 360 Business Tool kan sælgerne på deres personlige dashboards følge med i lige netop deres kunders opførsel og bruge dette til at lukke flere ordrer.

Multi-faktor autentificering

Med 360 Business Tool har du mulighed for at sikre at adgangen til jeres data vha multi-faktor autentificering. Dette betyder at brugere udover deres normale brugernavn og kodeord også skal indtaste en sikkerhedsnøgle.

Ved hjælp af multi-faktor (kaldes også nogle gange to-faktor, 2FA, TOTP) kræver 360 både “noget du ved” og “noget du har” for at brugere kan logge ind.

Dit brugernavn og kodeord er “noget du ved” og din multi-faktor enhed er “noget du har”. På den måske skal du miste både din enhed og dit kodeord for at andre kan logge ind på din konto. Du kan sammenligne det med at du har en kreditkort og kender pinkoden.

En multi-faktor enhed kan være en fysisk enhed (hardware) eller en app som du installerer på din telefon som f.eks:

Microsoft Authenticator
Google Authenticator
Authy

Hardware enheder kan købes hos bla Gemalto og Feitian.

Vi har valgt at basere vores multi-faktor sikkerhed på standarden OATH-TOTP (RFC 6238). Dette er en IETF standard og anbefales af bla Amazon, Google, Microsoft og Facebook.

OATH-TOTP multi-faktor autentificering er tilgængeligt for kunder med plus pakken eller højere.

 

Migrering fra Exchange til Office 365

Flere og flere virksomheder skifter deres (måske gamle) on-premise Exchange installation ud med en Office 365 løsning. Vi kan klart anbefale Office 365 og har også selv migreret vores egne brugere fra en on-premises løsning for nogle år siden.

I praksis er en migrering noget der skal gennemtænkes, planlægges (og gerne testes) inden den gennemføres. Hvis du ikke allerede har en eksisterende IT leverandør der har erfaring med dette, kan kan du med fordel kontakte en af vores partnere inden for IT ydelser.

Hvis jeres 360 Business Tool er konfigureret til at synkronisere med Exchange er der en række ting man skal være opmærksomme på i forbindelse med migreringen til Office 365. Ligeledes kan der være udfordringer hvis I har andre programmer eller løsninger der integrerer til jeres nuværende Exchange løsning.

Hvis man benytter de simple måder at flyttes en mailbox fra Exchange til Office 365 er det teknisk set en eksport med efterfølgende import af data. Dette betyder desværre at data ikke flyttes 1:1. Kun ved hjælp af en midlertidig hybrid installation kan data flyttes uden at blive ændret undervejs. Læs mere om mulighederne for at flytte mailbokse fra Exchange til Office til 365 hos Microsoft.

At migrere via en midlertidig hybrid installation er desværre en større opgave, og er dermed ofte en for dyr løsning hvis man har relativt få brugere og/eller datamægder.

Flyttes mailbokse på de simle måder får alle kalendaraftaler og opgaver automatisk tildelt nye exchange-id’s under importen. Dette betyder at de eksisterende “links” mellem aktiviteter i 360 og aftaler/opgaver i 360 “afbrydes”. Sidst eksporteret flag med videre i Exchange overføres slet ikke, hvilket betyder at vores “synkroniser ændringer siden sidst” ligeledes ikke fungerer.

Vi har gennem tiden bistået en række kunder med at re-etablere “linket” mellem aktiviteter i 360 Business Tool med de tilsvarende aftaler/opgaver i Office 365. Dele af dette kan ske vha automatiserede scripts, men en række ting kan kun løses vha en manuelt gennemgang. En række af disse opgaver skal gøres inden flytningen og det er derfor vigtigt at tage en snak med os om hvordan I bedst griber opgaven an.

Hvis man allerede har flyttet sine mailbokse kan vi sagtens hjælpe, men det betyder at de manuelle opgaver vil være større.

Som altid: Giv os et kald – Ring hellere en gang for meget end en gang for lidt.

 

 

Sætte rettigheder på kalender og opgave mapper i Office 365 og Exchange

For at der kan synkronisere kalenderaftaler og opgaver mellem 360 Business Tool og Office 365 / Exhange kræver det at der gives rettigheder til dette.

Vi anbefaler at der oprettes en service mailboks som har rettigheder til alle brugernes kalender og opgave mapper (Calendar and Tasks folders). (I vores eksempler har denne konto e-mail adressen [email protected])

Vores service account skal bruge rettigheden Editor på mapperne Calendar og Tasks. Bemærk disse to mappers navne er afhængig af brugeres sprogopsætning i Office 365, så hvis det er en dansk bruger hedder de normalt Kalender og Opgaver.

Der er flere måder hvorpå rettigheder kan tildeles.

1) Manuelt af den enkelte bruger i Outlook
Fra mappelisten i Outlook vælges mappen Kalender, Højreklik, Egenskaber, Tilladelser, Tilføj: [email protected], Tilladelsesniveau: Redaktør.

Det samme gøres på mappen Opgaver

2) PowerShell for en enkelt bruger
Start PowerShell og forbind PowerShell til Exchange Online.

Udfør følgende kommandoer:
Add-MailboxFolderPermission -Identity "[email protected]:\Kalender" -User [email protected] -AccessRights Editor
Add-MailboxFolderPermission -Identity "[email protected]:\Opgaver" -User [email protected] -AccessRights Editor

I eksemplet er de danske mappenavne benyttet. Disse skal udskriftes hvis brugeren ikke kører med dansk sprog.

3) PowerShell for alle brugere (eller en delmængde af dem)
Hvis der er mange brugere kan nedenstående script med fordel benyttes.
Scriptet fungerer med engelske og danske mappenavne og kan downloaded her (omdøb filen til .ps1 efterfølgende)


# Connect to Office 365 (remove these three lines for on-premise usage)
$UserCredential = Get-Credential
$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic -AllowRedirection
Import-PSSession $Session -DisableNameChecking

#Change this to the email adress of your 360 Syncronize Service Account Mailbox
$TSZ = "[email protected]@example.com"
#Change this to include the desired. Examples:
#$users = Get-User -OrganizationalUnit "Sales"
#$users = get-user [email protected]
$users = get-user
$360ExchangeFolders = "^/Kalender$|^/Opgaver$|^/Calendar$|^/Tasks$"
foreach ($user in $users) {
Write-Host "user: $user"
$mailbox = $null
$mailbox = Get-mailbox -Identity $user.Identity -ErrorAction SilentlyContinue
if ([bool]$mailbox)
{
Write-Host $mailbox.PrimarySmtpAddress
$alias = $mailbox.alias;
[string[]] $FolderPaths = Get-MailboxfolderStatistics $alias | % {$_.folderpath}
if ([bool]$FolderPaths)
{
$UsableFolderPaths = $FolderPaths | where { $_ -match $360ExchangeFolders }
$UsableExchangeFolderPaths = $UsableFolderPaths | % {$alias + ":" + $_.replace('/','\')}
if ([bool]$UsableExchangeFolderPaths)
{
foreach ($folder in $UsableExchangeFolderPaths) {
$folder
if ([bool](get-mailboxfolderPermission $folder -User $TSZ -ErrorAction SilentlyContinue))
{
Write-Host "Changing permission to: Editor" -ForegroundColor Green
Set-MailboxFolderPermission -Identity $folder -User $TSZ -AccessRights Editor -WarningAction SilentlyContinue
}
else {
Write-Host "Adding permission: Editor" -ForegroundColor Green
Add-MailboxFolderPermission -Identity $folder -User $TSZ -AccessRights Editor
}
}
}
else
{
Write-Host "!No folders found!" -ForegroundColor Red
}
}
}
else
{
Write-Host "!No mailbox found!" -ForegroundColor Red
}
}

Når du har ændret rettigheder skal du kontrollere om servicekontoen har adgang til brugernes kalendre og opgaver

Ny version af 360 Tidsreg

Vi har idag releaset en ny version af app’en 360 Tidsreg så den nu også kan bruges til billed-dokumentation og vareforbrug.

Nyheder

  • Reload settings
  • Ikoner på knapper
  • Upload billede funktion
  • Sletning af uploadede billeder
  • Registrering af vareforbrug
  • Viser nu kun de funktioner/områder som er slået til i 360 Systemet
  • Viser ikke brugeroplysninger hvis det er “brugeren selv”
  • Viser nu både ansvarlig & sælger på sagen

Fejlrettelser:

  • Heldagsaktiviteter blev vist på “én dag for meget”
  • Slet tidsregistrering fejlede periodisk
  • Bundknapper fungerede ikke på nogle android versioner
  • “Pilen i bunden” – Skiftede ikke altid som forventet

Du kan finde app’en i “Play Butik” på Android telefoner og i App Store på iPhone.

App’en koster ikke noget, den er automatisk en del af dit 360 Business Tool abbonnement.

Se 360 Tidsreg på:

PS: Den nye version kan allerede nu downloades fra Google. Hos Apple tager det normalt 2-3 dage før den kan downloades.