Test af rettigheder til kalender og opgaver i Office 365

Når der bruges en service account til at synkronisere brugeres kalendere mellem 360 Business Tool og Office 365 skal denne konto have de nødvendige rettigheder.

På denne side beskrives hvordan man kan teste at service kontoen kan logge på og tilgå de enkelte brugeres kalendere og opgaver.

Se også:

Step 1

Start Microsofts online værktøj, der kan kontrollere at der er korrekt adgang til brugeres kalender og opgaver i Microsoft Exchange / Exchange Online / Office 365:

Microsoft Remote Connectivity Analyzer

Step 2

Vælg testen: “Microsoft Exchange Web Services Connectivity Tests, Notification, Service Account Access “

Step 3

Indtast brugerens e-mail adresse i første felt, og indtast e-mail og kodeord til service kontoen i de efterfølgende felter:

Vælg “Calendar” i mappen der skal testes.

Bemærk, at der skal sættes kryds i “Use Autodiscover to detect server settings”, og at der ikke må sættes kryds i “

Step 4

Gentag samme test igen hvor der istedet vælges mappen “Tasks

Hvis ovenstående fejler kan du følge vores vejledning til hvordan man kan sætte rettigheder på brugeres kalender og opgave mapper i Office 365 og Microsoft Exchange Server

Hvis du har behov for at fejlsøge yderligere kan du med fordel bruge EWSEditor

 

Migrering fra Exchange til Office 365

Flere og flere virksomheder skifter deres (måske gamle) on-premise Exchange installation ud med en Office 365 løsning. Vi kan klart anbefale Office 365 og har også selv migreret vores egne brugere fra en on-premises løsning for nogle år siden.

I praksis er en migrering noget der skal gennemtænkes, planlægges (og gerne testes) inden den gennemføres. Hvis du ikke allerede har en eksisterende IT leverandør der har erfaring med dette, kan kan du med fordel kontakte en af vores partnere inden for IT ydelser.

Hvis jeres 360 Business Tool er konfigureret til at synkronisere med Exchange er der en række ting man skal være opmærksomme på i forbindelse med migreringen til Office 365. Ligeledes kan der være udfordringer hvis I har andre programmer eller løsninger der integrerer til jeres nuværende Exchange løsning.

Hvis man benytter de simple måder at flyttes en mailbox fra Exchange til Office 365 er det teknisk set en eksport med efterfølgende import af data. Dette betyder desværre at data ikke flyttes 1:1. Kun ved hjælp af en midlertidig hybrid installation kan data flyttes uden at blive ændret undervejs. Læs mere om mulighederne for at flytte mailbokse fra Exchange til Office til 365 hos Microsoft.

At migrere via en midlertidig hybrid installation er desværre en større opgave, og er dermed ofte en for dyr løsning hvis man har relativt få brugere og/eller datamægder.

Flyttes mailbokse på de simle måder får alle kalendaraftaler og opgaver automatisk tildelt nye exchange-id’s under importen. Dette betyder at de eksisterende “links” mellem aktiviteter i 360 og aftaler/opgaver i 360 “afbrydes”. Sidst eksporteret flag med videre i Exchange overføres slet ikke, hvilket betyder at vores “synkroniser ændringer siden sidst” ligeledes ikke fungerer.

Vi har gennem tiden bistået en række kunder med at re-etablere “linket” mellem aktiviteter i 360 Business Tool med de tilsvarende aftaler/opgaver i Office 365. Dele af dette kan ske vha automatiserede scripts, men en række ting kan kun løses vha en manuelt gennemgang. En række af disse opgaver skal gøres inden flytningen og det er derfor vigtigt at tage en snak med os om hvordan I bedst griber opgaven an.

Hvis man allerede har flyttet sine mailbokse kan vi sagtens hjælpe, men det betyder at de manuelle opgaver vil være større.

Som altid: Giv os et kald – Ring hellere en gang for meget end en gang for lidt.

 

 

Sætte rettigheder på kalender og opgave mapper i Office 365 og Exchange

For at der kan synkronisere kalenderaftaler og opgaver mellem 360 Business Tool og Office 365 / Exhange kræver det at der gives rettigheder til dette.

Vi anbefaler at der oprettes en service mailboks som har rettigheder til alle brugernes kalender og opgave mapper (Calendar and Tasks folders). (I vores eksempler har denne konto e-mail adressen [email protected])

Vores service account skal bruge rettigheden Editor på mapperne Calendar og Tasks. Bemærk disse to mappers navne er afhængig af brugeres sprogopsætning i Office 365, så hvis det er en dansk bruger hedder de normalt Kalender og Opgaver.

Der er flere måder hvorpå rettigheder kan tildeles.

1) Manuelt af den enkelte bruger i Outlook
Fra mappelisten i Outlook vælges mappen Kalender, Højreklik, Egenskaber, Tilladelser, Tilføj: [email protected], Tilladelsesniveau: Redaktør.

Det samme gøres på mappen Opgaver

2) PowerShell for en enkelt bruger
Start PowerShell og forbind PowerShell til Exchange Online.

Udfør følgende kommandoer:
Add-MailboxFolderPermission -Identity "[email protected]:\Kalender" -User [email protected] -AccessRights Editor
Add-MailboxFolderPermission -Identity "[email protected]:\Opgaver" -User [email protected] -AccessRights Editor

I eksemplet er de danske mappenavne benyttet. Disse skal udskriftes hvis brugeren ikke kører med dansk sprog.

3) PowerShell for alle brugere (eller en delmængde af dem)
Hvis der er mange brugere kan nedenstående script med fordel benyttes.
Scriptet fungerer med engelske og danske mappenavne og kan downloaded her (omdøb filen til .ps1 efterfølgende)


# Connect to Office 365 (remove these three lines for on-premise usage)
$UserCredential = Get-Credential
$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic -AllowRedirection
Import-PSSession $Session -DisableNameChecking


#Change this to the email adress of your 360 Syncronize Service Account Mailbox
$TSZ = "[email protected]@example.com"
#Change this to include the desired. Examples:
#$users = Get-User -OrganizationalUnit "Sales"
#$users = get-user [email protected]
$users = get-user
$360ExchangeFolders = "^/Kalender$|^/Opgaver$|^/Calendar$|^/Tasks$"
foreach ($user in $users) {
Write-Host "user: $user"
$mailbox = $null
$mailbox = Get-mailbox -Identity $user.Identity -ErrorAction SilentlyContinue
if ([bool]$mailbox)
{
Write-Host $mailbox.PrimarySmtpAddress
$alias = $mailbox.alias;
[string[]] $FolderPaths = Get-MailboxfolderStatistics $alias | % {$_.folderpath}
if ([bool]$FolderPaths)
{
$UsableFolderPaths = $FolderPaths | where { $_ -match $360ExchangeFolders }
$UsableExchangeFolderPaths = $UsableFolderPaths | % {$alias + ":" + $_.replace('/','\')}
if ([bool]$UsableExchangeFolderPaths)
{
foreach ($folder in $UsableExchangeFolderPaths) {
$folder
if ([bool](get-mailboxfolderPermission $folder -User $TSZ -ErrorAction SilentlyContinue))
{
Write-Host "Changing permission to: Editor" -ForegroundColor Green
Set-MailboxFolderPermission -Identity $folder -User $TSZ -AccessRights Editor -WarningAction SilentlyContinue
}
else {
Write-Host "Adding permission: Editor" -ForegroundColor Green
Add-MailboxFolderPermission -Identity $folder -User $TSZ -AccessRights Editor
}
}
}
else
{
Write-Host "!No folders found!" -ForegroundColor Red
}
}
}
else
{
Write-Host "!No mailbox found!" -ForegroundColor Red
}
}

Når du har ændret rettigheder skal du kontrollere om servicekontoen har adgang til brugernes kalendre og opgaver

Bedre kalender overblik med flerbruger kalenderen

Kalenderen er for mange brugere af 360 Business Tool et vigtigt udagangspunkt for dagligdagens planlægning. Nu håndterer kalenderen flere brugere samtidig i én kalender.

Dermed bliver det lettere og hurtigere at finde ledig tid til et møde, aftale servicebesøg, konsulentopgaver m.v., hvor både en eller flere kolleger og eventuelt kunden skal deltage.

Det er let at tilvælge flere eller færre personer i kalenderen, ligesom det er enkelt at oprette aktiviteter i den rette brugers kalender.

 

 

 

Sortering i listen af aktivitetstyper

Når der arbejdes med kalendermodulet i 360, skal der vælges aktivitetstype for at få automatisk varighed, baggrundsfarve samt validering på udfyldelse af kunde og eventuelt sag sat på aktiviteten.

Listen med aktivitetstyper har indtil nu været sorteret alfabetisk uden mulighed for at ændre rækkefølgen.

Fra og med version 9.1.234 er det muligt at sortere i rækkefølgen af aktivitetstyper.

Det kan med fordel bruges til at få aktivitetstyper, der bruges oftest øverst i listen, eller til at sortere aktivitetstyperne i kronologisk rækkefølge, så det passer til forretningsgangen i salgs- og/eller leveranceafdelingen.

aktivsort

Afslutsmarkering på fremtidige aktiviteter

Anvender du kalender modulet i 360 Business Tool til opfølgning på dine møder og tilbud? Eller tidsregistrerer du i forbindelse med en kundeleverance?

Så har naturligvis også oplevet vores geniale funktion, der kopierer en aktivitet med noter til senere opfølgning, ved et enkelt klik på knappen “Afslutsmarkér den valgte”?

Så er du ved en fejl måske også kommet til at afslutte den nyligt planlagte aktivitet?

Kan du svare to gange “Ja” eller mere til ovenstående, så har vi godt nyt til dig.

Vi har lavet validering på, at du ikke bør afslutte en aktivitet, der ligger ud i fremtiden.
Vi har ikke spærret for det, for nogle er ekstremt effektive i deres arbejde.

afslutfremtidaktiv

 

 

En lang række forbedringer

Vi har med releasen af version 9.1.120 implementeret en lang række forbedringer. Denne version blev releaset for længe siden, men vores blogpost var ved en fejl ikke sat til offentlig, så derfor var disse forbedringer “hemmelige” indtil nu.

  • Forbedringer til lønkørsler. Lettere at oprette en ny, lettere at finde ikke afsluttede.
  • Opret faktura udfra købsfaktura. Har du ikke lavet en sag og/eller faktureret din kunde når du modtager en faktura fra din leverandør, kan du nu på en let måde danne en faktura som du kan sende til din kunde.
  • Forbedringer til forretningsenhed. Mulighed for separate faktura afsender adresser, bankkonto samt brevpapir
  • Forbedringer ved fakturering. 0-fakturaer markeres nu automatisk som betalt når de afsendes.
  • Tilføjet et dokumentfaneblad på sager
  • Mulighed for at angive e-conomic momskode på debitorer
  • Farver på aktiviteter kan nu styres udfra deres type
  • Dashbord. Bedre sortering af igangværende sager
  • CVR import er nu gratis hvis man har direkte experian eller krak
  • Bedre regnskabsgraf på kunder
  • Forbedringer til bestillinger. Mulighed for at fjerne afslutsmarkeringen. Kunne benytte manuelt eller automatisk nummerering. Kunne angive forretningsenheder.
  • Kunne gemme resultatet af en søgning. Mulighed for at give et sådan resultat til en anden bruger
  • Forbedringer til søgninger efter produkter. Tilføjet mulighed for produktgruppe, EAN mm.
  • Forbedringer til søgninger efter sager. Tilføjet mulighed for beskrivelse
  • Exchangeinterface. Giver nu mulighed for at skifte aktivitetstype mv .selvom aktiviteten er låst fra exchange.
  • Kunne angive sagsspecifikke betalingsbetingelser
  • Kunne angive fakturaspecifikke bankoplysninger
  • Forbedringer til klippekort. Mulighed for automatisk at bruge klippekort både ved afslutsmarkering af sager og ved dannelse af fakturaer. Både fra den enkelte/sag faktura og fra lister.

Microsoft Office 365 Support

360 Business Tool indeholder mulighed for at synkronise kalendere med Microsoft Exchange (og dermed videre i Outlook, iPhone, Android osv osv).

Du har indtil nu haft 3 muligheder

  • Egen Exchange Server
  • Hostet Exchange hos XDC
  • Hostet Exchange hos andre hostingudbydere

Vi anbefaler hosting hos XDC, da deres løsning kører klippestabilt og de har super support! Vi har masser af brugere der bruger andre hosting udbydere, og 360 Business Tool spiller selvfølgelig fint sammen med disse. Eneste krav er at de kører Exchange version 2010 service pack 1 eller nyere – og det gør alle seriøse udbydere.

Vi har idag tilføjet yderligere en mulighed

Office 365 er hostet direkte hos Microsoft, og det betyder at du kan få en hosted mail og kalender fra kun 27 kr/bruger/måned. Support og fleksibilitet er ikke på højde med “rigtige” Exchange løsninger, men prisen er også meget lavere.

Vi har, sammen med udvalgte kunder, gennem de seneste 6 måneder kørt test af Microsoft Office 365 integrationen, og nu åbner vi op for at alle kunder kan benytte denne funktion.

Som altid er der ikke nogen ekstraudgifter for at benytte denne integration. Den er helt automatisk en del af de 249/bruger/måned du allerede betaler.

Virtuelle brugere

Vi har i dag lanceret en ny version som forbedrer mulighederne for at oprette virtuelle brugere i 360 Business Tool. Virtuelle brugere kan ikke starte 360, og tæller ikke med i licens antallet, men kan ellers bruges på samme måde som almindelige brugere.

Virtuelle brugere oprettes fra bruger fanebladet under system indstillinger, og forenkler bla. mulighederne for:

Ressourcer

Opret jeres mødelokaler, prorektorer mv. og hold styr på disse i jeres 360 kalender

Fællesbrugere

Arbejder I med teams, køer, fællespostkasser og lignende, kan disse nu lettere mappes til kalendre og opgavelister i 360.

Freelancere

Benytter I freelancere eller underleverandører, hvis timeregistreringer skal videresendes til jeres kunder, kan dette nu lade sig gøre uden at de samtidig får adgang til 360.

Vi vil gerne takke de kunder som har deltaget i testen af disse nye features.