Sætte rettigheder på kalender og opgave mapper i Office 365 og Exchange

For at der kan synkronisere kalenderaftaler og opgaver mellem 360 Business Tool og Office 365 / Exhange kræver det at der gives rettigheder til dette.

Vi anbefaler at der oprettes en service mailboks som har rettigheder til alle brugernes kalender og opgave mapper (Calendar and Tasks folders). (I vores eksempler har denne konto e-mail adressen [email protected])

Vores service account skal bruge rettigheden Editor på mapperne Calendar og Tasks. Bemærk disse to mappers navne er afhængig af brugeres sprogopsætning i Office 365, så hvis det er en dansk bruger hedder de normalt Kalender og Opgaver.

Der er flere måder hvorpå rettigheder kan tildeles.

1) Manuelt af den enkelte bruger i Outlook
Fra mappelisten i Outlook vælges mappen Kalender, Højreklik, Egenskaber, Tilladelser, Tilføj: [email protected], Tilladelsesniveau: Redaktør.

Det samme gøres på mappen Opgaver

2) PowerShell for en enkelt bruger
Start PowerShell og forbind PowerShell til Exchange Online.

Udfør følgende kommandoer:
Add-MailboxFolderPermission -Identity "[email protected]:\Kalender" -User [email protected] -AccessRights Editor
Add-MailboxFolderPermission -Identity "[email protected]:\Opgaver" -User [email protected] -AccessRights Editor

I eksemplet er de danske mappenavne benyttet. Disse skal udskriftes hvis brugeren ikke kører med dansk sprog.

3) PowerShell for alle brugere (eller en delmængde af dem)
Hvis der er mange brugere kan nedenstående script med fordel benyttes.
Scriptet fungerer med engelske og danske mappenavne og kan downloaded her (omdøb filen til .ps1 efterfølgende)


# Connect to Office 365 (remove these three lines for on-premise usage)
$UserCredential = Get-Credential
$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic -AllowRedirection
Import-PSSession $Session -DisableNameChecking


#Change this to the email adress of your 360 Syncronize Service Account Mailbox
$TSZ = "[email protected]@example.com"
#Change this to include the desired. Examples:
#$users = Get-User -OrganizationalUnit "Sales"
#$users = get-user [email protected]
$users = get-user
$360ExchangeFolders = "^/Kalender$|^/Opgaver$|^/Calendar$|^/Tasks$"
foreach ($user in $users) {
Write-Host "user: $user"
$mailbox = $null
$mailbox = Get-mailbox -Identity $user.Identity -ErrorAction SilentlyContinue
if ([bool]$mailbox)
{
Write-Host $mailbox.PrimarySmtpAddress
$alias = $mailbox.alias;
[string[]] $FolderPaths = Get-MailboxfolderStatistics $alias | % {$_.folderpath}
if ([bool]$FolderPaths)
{
$UsableFolderPaths = $FolderPaths | where { $_ -match $360ExchangeFolders }
$UsableExchangeFolderPaths = $UsableFolderPaths | % {$alias + ":" + $_.replace('/','\')}
if ([bool]$UsableExchangeFolderPaths)
{
foreach ($folder in $UsableExchangeFolderPaths) {
$folder
if ([bool](get-mailboxfolderPermission $folder -User $TSZ -ErrorAction SilentlyContinue))
{
Write-Host "Changing permission to: Editor" -ForegroundColor Green
Set-MailboxFolderPermission -Identity $folder -User $TSZ -AccessRights Editor -WarningAction SilentlyContinue
}
else {
Write-Host "Adding permission: Editor" -ForegroundColor Green
Add-MailboxFolderPermission -Identity $folder -User $TSZ -AccessRights Editor
}
}
}
else
{
Write-Host "!No folders found!" -ForegroundColor Red
}
}
}
else
{
Write-Host "!No mailbox found!" -ForegroundColor Red
}
}

Når du har ændret rettigheder skal du kontrollere om servicekontoen har adgang til brugernes kalendre og opgaver

Outlook blokerer afsendelse af mails fra 360

På nogle maskiner ses en advarsel som nedenstående, når 360 skal sende en mail: 

 

Denne advarsel skyldes opsætningen af Outlook, og kan ikke ændres af 360.

På de fleste brugeres maskiner, vil Outlook pr. default kun vise advarslen, hvis der ikke er installeret et anti-virus program. Hvis advarslen skal slås fra kan følgende vejledning eventuelt benyttes:

http://www.ryadel.com/en/how-to-stop-the-outlook-a-program-is-trying-to-access-pop-up/)

Hvis der køres på en fjernskrivebordsløsning eller tilsvarende, hvor administrationen af maskinen, styres fra centralt hold, kan advarslen slås fra vha. Group Policies (se eventuelt: https://www.msoutlook.info/question/883)

 Til de teknisk interesseret, kan det oplyses, at 360 Business Tool kommunikerer med Outlook ved hjælp af ”Microsoft COM Office Automation”, som er den anbefalede måde at integrere med programmer i Office pakken.

Microsoft Office 365 Support

360 Business Tool indeholder mulighed for at synkronise kalendere med Microsoft Exchange (og dermed videre i Outlook, iPhone, Android osv osv).

Du har indtil nu haft 3 muligheder

  • Egen Exchange Server
  • Hostet Exchange hos XDC
  • Hostet Exchange hos andre hostingudbydere

Vi anbefaler hosting hos XDC, da deres løsning kører klippestabilt og de har super support! Vi har masser af brugere der bruger andre hosting udbydere, og 360 Business Tool spiller selvfølgelig fint sammen med disse. Eneste krav er at de kører Exchange version 2010 service pack 1 eller nyere – og det gør alle seriøse udbydere.

Vi har idag tilføjet yderligere en mulighed

Office 365 er hostet direkte hos Microsoft, og det betyder at du kan få en hosted mail og kalender fra kun 27 kr/bruger/måned. Support og fleksibilitet er ikke på højde med “rigtige” Exchange løsninger, men prisen er også meget lavere.

Vi har, sammen med udvalgte kunder, gennem de seneste 6 måneder kørt test af Microsoft Office 365 integrationen, og nu åbner vi op for at alle kunder kan benytte denne funktion.

Som altid er der ikke nogen ekstraudgifter for at benytte denne integration. Den er helt automatisk en del af de 249/bruger/måned du allerede betaler.

Forbedringer til Microsoft Exchange Outlook Kalender Interfacet

EXE Version: 9.1.58, Metadata: 13-01-2012 14:50

  • Automatisk opdatering af sted feltet i Outlook afhængigt af kunden og kontaktpersonen i 360, samt om aktiviteten er markeret som “ude af huset”
  • Forbedrede muligheder for at “slå sync fra” på individuelle aftaler / aktiviteter.
  • Automatisk farvemarkering i Outlook, så det er tydeligt hvilke aktiviteter der er blevet afslutsmarkeret i 360